Documentos utilizados por la empresa para comunicarse interna o externamente tales como: ,la carta comercial, el memorando, y la circular
Los documentos empresariales son esenciales para la comunicación interna y externa en cualquier organización. Facilitan el intercambio de información, la toma de decisiones y el mantenimiento de registros oficiales. Aquí se explica sobre algunos de los documentos más utilizados, incluyendo la carta comercial, el memorando y la circular, y te introduzco a otros documentos relevantes.
1. Carta Comercial
La carta comercial es un documento formal utilizado para comunicarse con entidades externas, como clientes, proveedores, bancos o instituciones gubernamentales. Su tono es profesional y suele seguir un formato estándar que incluye el encabezado de la empresa, la fecha, el saludo, el cuerpo del mensaje, la despedida y las firmas. Las cartas comerciales se utilizan para solicitudes, confirmaciones, agradecimientos, ofertas, reclamaciones, y para establecer acuerdos comerciales.
2. Memorando (Memo)
El memorando, o memo, es un medio de comunicación interna breve y directo, utilizado para informar, recordar o solicitar acción sobre ciertos temas a los empleados dentro de una organización. A diferencia de la carta comercial, el memorando es menos formal, pero debe mantener un tono profesional. Generalmente, incluye el destinatario, el remitente, la fecha, un asunto claro y el mensaje. Los memorandos pueden circular en formato papel o electrónico.
3. Circular
La circular es un documento utilizado tanto internamente como externamente, diseñado para comunicar información a un amplio grupo de personas. Internamente, se usa para informar a todos los empleados sobre políticas, procedimientos, o eventos de la empresa. Externamente, puede servir para anunciar ofertas, promociones, o cambios importantes en la empresa a clientes y proveedores. Su propósito principal es difundir información relevante de manera eficiente.
Responda en su cuaderno las siguientes preguntas
- ¿Qué es una carta comercial?
- ¿Cuáles son las partes principales de una carta comercial?
- ¿Qué se debe tener en cuenta al redactar una carta comercial?
- ¿Cuáles son algunos tipos de cartas comerciales mencionados en el video?
- ¿Cómo se clasifican las cartas comerciales en cuanto a su formato?
- ¿Por qué es importante la redacción en una carta comercial?
- ¿Qué estilo se recomienda para las cartas comerciales?
- ¿Qué documentos de respaldo pueden incluirse en una carta comercial?
- ¿Cuál es la ventaja de usar cartas comerciales sobre la comunicación oral?
- ¿Qué se debe evitar al redactar una carta comercial?
Para la otra semana posterior , resolver estas otras diez preguntas
Memorándum
- ¿Qué es un memorándum?
- ¿Cuál es el propósito principal de un memorándum?
- ¿Qué estructura típica tiene un memorándum?
- ¿Un memorándum requiere una respuesta del destinatario?
- ¿Cómo se diferencia un memorándum de otros documentos internos?
Circular
- ¿Qué es una circular?
- ¿En qué situaciones se utiliza una circular?
- ¿Cuáles son las partes principales de una circular?
- ¿Qué características debe tener el lenguaje utilizado en una circular?
- ¿Cómo se distribuye típicamente una circular en una empresa moderna?
Otros Documentos Importantes
- Informe: Un documento detallado que presenta información de manera organizada para facilitar la toma de decisiones. Puede ser utilizado tanto interna como externamente.
- Correo Electrónico: Medio versátil para comunicaciones tanto internas como externas. Puede ser formal o informal, dependiendo del contexto y del destinatario.
- Actas de Reunión: Documentan lo discutido y acordado en reuniones internas. Son importantes para mantener un registro de las decisiones y acciones a seguir.
- Boletín Informativo: Publicación periódica que se utiliza para mantener informados a los empleados o clientes sobre novedades, noticias y logros de la empresa.
- Propuesta de Negocio: Documento utilizado para proponer un plan de negocios o una idea a potenciales inversores, socios o clientes. Se caracteriza por su persuasión y detalle en la presentación de un proyecto.
- Contratos: Documentos legales que establecen acuerdos entre la empresa y empleados, proveedores, clientes o cualquier otra parte. Son fundamentales para definir los términos y condiciones de las relaciones comerciales.
Cada uno de estos documentos juega un rol crucial en la comunicación y operación eficiente de una empresa. Su uso adecuado asegura que la información fluya correctamente, tanto dentro de la organización como hacia y desde entidades externas.